Приход в «Союз» новых руководящих кадров иногда заставляет местных специалистов-старожилов пересмотреть казалось бы незыблемые для них принципы работы. И то, что ранее считалось почти невозможным, сегодня становится вполне доступным и реальным. В числе тех, кто в начале своего трудового пути на предприятии не испугался трудностей и перестроил работу вверенного ему коллектива, начальник отдела снабжения Максим Александрович Левченко.
Десять лет на таможне
Окончив в 2001 году таможенный колледж в Новосибирске по специальности «таможенное оформление и таможенный контроль», Максим Левченко по распределению был направлен на работу в Томскую таможню. В ней молодой специалист отработал 10 лет. В те годы многие предприятия в стране начинали активно заниматься внешнеэкономической деятельностью, осуществлять международные торговые операции, и специалисты таможенного дела стали весьма востребованы в народном хозяйстве. Максима, имеющего большой опыт работы с таможенными операциями, пригласили на строительство одного из крупнейших в регионе лесоперерабатывающих комбинатов, где ему поручили заниматься ввозом и растаможиванием импортного лесоперерабатывающего оборудования, необходимого для стройки. Молодому и энергичному Левченко удалось полностью справиться с работой и положительно зарекомендовать себя в регионе среди делового сообщества. Видя грамотного и активного специалиста, по завершению строительства нового лесоперерабатывающего комбината его руководство пригласило Максима Александровича возглавить на предприятии отдел снабжения.
Вскоре, после запуска в работу комбината, Максиму Левченко поступило со стороны новое предложение – принять участие в очередном коммерческом проекте: строительстве горнообогатительной фабрики. Надо признать, что характер работы на новом возводимом объекте для него мало чем отличался от работы на предыдущей стройке. Разница была лишь в назначении приобретаемого импортного оборудования, которое в этот раз должно было перерабатывать кварцевый песок из разработанного месторождения для производства высококачественного авиационного стекла. Инвестором этого проекта выступала корпорация «ВСМПОАвисма».
Возможно, карьера Максима Левченко довольно успешно продолжалась бы на этом промышленном предприятии и далее, если бы не семейные обстоятельства. Три года назад его супруге, работавшей в Томске в проектном институте компании «Роснефть», предложили работу в её центральном офисе в Москве. Семья переехала в столицу. По прибытии в Москву для Максима Александровича встал вопрос о его новом месте работы. Оказаться на нашем предприятии помог случай, когда его резюме попало к руководству ФГУП «ФЦДТ «Союз». Поскольку послужной список Максима Александровича был связан с выполнением крупных федеральных проектов и внушал доверие, то его кандидатурой на должность начальника отдела снабжения в «Союзе» сразу же заинтересовались. Так, в 2018 году М.А. Левченко появился на нашем предприятии.
В «Союзе» дали карт-бланш
В первое время работы после крупных федеральных проектов, как вспоминает сам новый руководитель отдела снабжения, он испытывал даже разочарование: вместо интенсивных процессов масштабной работы в прежних компаниях, предусматривающих в том числе перспективное развитие службы и автоматизацию процессов снабжения, Максим Александрович увидел в своем подразделении вялотекущую работу специалистов с постоянной задержкой сроков выполнения поставленных задач. Ситуация порой настораживала и пугала. В то время недовольство такой работой снабженцев в адрес их начальника можно было услышать от руководителей многих подразделений Федерального центра. Правда, уверенность в возможном изменении ситуации в отделе вселяла поддержка, которую оказывали молодому руководителю ряд заместителей генерального директора. Многие ждали перемен к лучшему в работе снабженцев. Стратегию развития отдела Максим Александрович представил генеральному директору предприятия и указал на конечные цели такой работы. Получив своеобразный карт-бланш действий и напоминание о персональной ответственности за них, М.А. Левченко начал выстраивать эффективную модель функционирования отдела, стараясь оптимизировать все процессы и исключить бюрократические проволочки в работе.
Изменения к лучшему в отделе начались с повышения заработной платы сотрудникам и создания для них более комфортных условий работы, приобретения новой оргтехники и подключения рабочих мест специалистов к системе комплексной автоматизации управления предприятием «Флагман». При этом на специалистов была возложена дополнительно рабочая нагрузка. С некоторыми из них молодому руководителю пришлось сразу расстаться, поскольку они по профессиональным качествам явно не подходили для предстоящих перемен. Максим Александрович готов был набирать новых специалистов и лично обучать их азам работы. Его интересовал не сам процесс, а полученный
результат.
Понимая новые требования, специалисты отдела сами начали постепенно перестраиваться. Длительное время Максиму Александровичу приходилось трудиться не в личном кабинете, а в помещениях рабочих групп, и поэтому он точно знал все нюансы их работы. Модернизация отдела прошла не зря. За ее время численность сотрудников отдела сократилась с 25 до 19 человек. А пятеро из них, кстати ветераны отдела, Вячеслав Егорович Школьный, Светлана Сергеевна Малова, Ольга Викторовна Зозуля, Светлана Александровна Муравьева и Наталья Викторовна Капитонова, оказались весьма способными быстро втянуться в новый рабочий ритм и стали универсалами в своих группах, где могут при необходимости заменить в работе любого специалиста.
В период так называемой перестройки отдела Максиму Александровичу пришлось самому стать педагогом, вводить сотрудников в теорию эффективного управления снабжением, по нескольку раз в день рисовать на доске различные учебные схемы, совместно со специалистами участвовать в решении стоящих перед ними задач и при необходимости лично подключаться к продвижению документов в аппарате руководства предприятия. При этом специалисты-ученики проходили с М.А. Левченко весь путь движения документов по инстанциям.
«С учетом всех Ваших многочисленных требований, в том числе грамотно составления служебных записок и писем, сначала нам было даже страшно браться за любую поставленную задачу, а теперь вся наша работа состоит из четких действий, и нам это очень нравится», – так сегодня говорят специалисты отдела своему руководителю.
«Они уже переучились и перестроились. Сотрудники уже понимают, что если им говорят, что продукцию на предприятие надо доставить, например, послезавтра, то для них это вполне реальный срок, а раньше они называли его невозможным», – отмечает Максим Александрович.
По его словам, 2018-2019 годы стали для отдела переломными, и о том, что они принесли успех, подтвердил прошедший – 2020-й, в котором показатели работы отдела значительно возросли.
«Химическое и механическое производства мы обеспечиваем своевременно сырьем и всем необходимым. Характерно, что о нашей работе стали хорошо отзываться коллеги из других подразделений «Союза». Заместитель генерального директора Сергей Алексеевич Боев, в частности, говорит, что если он не звонит мне, то это лишь означает, что отдел снабжения хорошо работает, а я неплохо им руковожу», – улыбаясь, говорит М.А. Левченко.
В настоящее время отдел снабжения готовится к активной работе в новых условиях – после предстоящего перехода предприятия в компанию «Технодинамика». «Уже удалось изучить структуру этой компании, ее положение о закупках, и можно смело говорить, что отдел снабжения без труда впишется в общий стиль её работы»,– говорит Максим Александрович.
Руководитель отдела сообщил также, что его специалисты, приобретя необходимый опыт, в последние годы стали более грамотно готовить техническую документацию для осуществления торгов и стали больше проводить их, стремясь уйти от единственного поставщика и совершать покупки через торговую площадку. Поскольку ФГУП «ФЦДТ «Союз» является предприятием специализированным, то все средства химии и спецхимии ему приходится закупать напрямую по договорам у предприятий-монополистов. Однако такой способ приобретения материалов имеет даже положительное значение, поскольку в большей мере гарантирует безопасность расчета по сделкам.
М.А. Левченко также признал, что определенная часть заявок подразделений по приобретению сырья и материалов остается не отработанной. Отсев таких заявок в первую очередь связан с финансовым ограничением. Первоочередная задача отдела снабжения в условиях дефицита денежных средств заключается в обеспечении предприятия необходимым сырьем: металлопрокатом для механического производства и средствами химии и спецхимии для химического. В прошедшем году, как сообщил Максим Александрович, на предприятии даже удалось создать определенные складские запасы.
Легко ли быть универсалом?
В связи с изменением законодательства о государственных закупках и появлением электронных торговых площадок к работникам отдела снабжения возросли требования в более серьезной подготовке документов для проведения торговых операций. Как показала практика, большинство сотрудников отдела, начинавших работать еще в советское время, сегодня не всегда способны обеспечить «качественные» документы для проведения электронных торгов. В этом, наоборот, преуспела нынешняя молодежь, получившая техническое образование и способная многое закупать через тендеры – от металла до высокоточного оборудования.
Кроме того, с 2020 года в отделе начали постепенно уходить от специализации сотрудников и активно внедрять в практику универсальный подход к работе: например, задание по приобретению для предприятия электронасоса или электродвигателя может получить любой сотрудник отдела, например, из группы «химия». «Если поначалу такие заявки сотрудники отдела встречали с широко раскрытыми глазами, в которых были заметны следы удивления и паники, то сейчас они становятся нормой. Сегодняшние пандемия, болезни или отпуска сотрудников не должны негативно сказываться на работе подразделения. У специалистов отдела всегда должен действовать принцип взаимозаменяемости», – считает М.А. Левченко.
Цена вежливости
Несмотря на изменения в последние годы условий работы специалистов отдела снабжения, для них по-прежнему приоритетными остаются такие принципы, как коммуникабельность и коммуникативность. Порой специалист может обладать большими профессиональными техническими знаниями, быть отличным экспертом, но не способным эффективно вести диалог с партнером, что может негативно сказаться на результатах работы всего отдела.
«Таких специалистов в качестве экспертов я, конечно, берегу для работы, но за них, к сожалению, приходится вести весь переговорный процесс. Они могут порой так резко ответить на телефонный звонок, что у звонившего сразу пропадет всякое желание продолжать какой-либо диалог с представителями отдела. В следующий раз такой потенциальный клиент вряд ли захочет позвонить, а, возможно, именно он мог бы предложить выгодную для «Союза» сделку. А это уже упущенная для предприятия выгода. Вот такая порой цена небрежного диалога. Таким сотрудникам я говорю: будьте всегда гибкими в переговорах, предлагайте свои варианты решения вопроса, находите компромиссы; будьте доброжелательными в разговоре, если не можете ответить сейчас, то попросите телефон и пообещайте перезвонить позднее. В нашем общении с клиентами – на предприятии или вне – мелочей не должно быть. А такие человеческие качества, как доброта, внимание, вежливость порой становятся важнее экономических показателей и имеют решающее значение для нашей работы», – подчеркнул Максим Александрович.
Он напомнил, что заявки на сырье и оборудование из производственных подразделений на следующий год начинают поступать с октября текущего. До конца действующего года отдел снабжения старается завершить всю договорную кампанию по поставкам на следующий год. С наступлением января отдел снабжения начинает приобретать и доставлять товары по заявкам, вошедшим в годовой план закупок. Причем иногда в нем необходимо предусмотреть сырье на перспективу и договариваться с поставщиками, возможно, о более поздней дополнительной закупке.
Если основное сырье предприятие приобретает у компаний-монополистов, то для выполнения более мелких заявок, в частности, на закупку лабораторного оборудования отдел снабжения проводит маркетинговое исследование по 58 специализированным поставщикам. После выбора, как минимум, двух таких компаний их документы изучают юристы «Союза», а также дополнительно проверяют на экономическую безопасность по компьютерным программам в главной бухгалтерии предприятия, в том числе на наличие у них уставных документов и статуса добропорядочных налогоплательщиков. Только после такой работы с выбранным поставщиком предприятие заключает договор и оплачивает товар.
Сегодня одной из важных задач для сотрудников отдела является обеспечение поставок товара на предприятие без внесения предоплаты. Такой механизм активно применяется в отношении проверенных контрагентов по закупкам сырья и оборудования на сумму не более 500 тыс. рублей. В своем реестре ФЦДТ «Союз» насчитывает порядка 30-ти надежных поставщиков.
М.А. Левченко отметил, что, несмотря на сложность работы в условиях пандемии коронавируса, прошедший год запомнился снабженцам более тесным и слаженным взаимодействием с другими подразделениями направления заместителя гендиректора по коммерческим вопросам – транспортным цехом, складским хозяйством, службой сбыта. «Я бы назвал прошедший 2020-й годом единения и дружбы наших коллективов, когда мы все работали на общий результат. За минувший год многие в отделе снабжения прошли хорошую школу обучения новым формам работы и приобрели бесценный опыт, а также продемонстрировали хорошие организаторские качества и способности как будущие руководители»,– считает Максим Александрович.
«Сегодня в своем коллективе я уверен: мы справимся со всеми задачами, которые будут поставлены перед отделом снабжения», – подчеркнул М.А. Левченко.
Виталий Крищенко
